Чек-листы: для чего они нужны, и как их оформить

При неоднократном повторе информации сотрудникам, а также, если повторяются одинаковые ошибки, стоит подумать о создании чек-листов.

Контрольный список (Gheck list) – перечень тестов для проверки какой-то работы, см. подробнее на сайте calltouch.ru, где представлено множество рекомендаций на данную тематику. Помечая пункты из списка, работник может узнать о правильности выполненных работ. Создание подобных документов нельзя недооценивать. Даже при большом опыте, сотрудник может что-то пропустить или забыть. Применение чек-листов возможно в самых различных видах деятельности. Разберем правила, по которым создают чек-листы. Это поможет сделать нужный и полезный инструмент.

Один пункт - одна операция:

• каждый пункт в чек-листе-это одно законченное действие. Например, принести воды. Принести воды и налить в чашку-это 2 действия;
• утвердительная форма написания каждого пункта. Документ призван контролировать выполнение задачи, для этого пункты следует прописывать в форме выполненного действия. Пример-«цветы полил». Такой вид записи предполагает более ответственное отношение к работе;
• оптимальное число пунктов. Не делайте число заданий в чек-листах бесконечным. Наиболее правильный выбор-до 20 пунктов. Когда выполняемая работа слишком объемна, разделите ее на несколько этапов и прикрепите к нему свой чек-лист.

Повышение производительности с помощью чек-листов

Тесты

Приготовив чек-лист, прокрутите в мыслях, все ли записано. При пропуске какого-либо пункта, добавьте его. Проверьте правильную последовательность заданий. Если потребуется, внесите исправления.

Оформление

Для более приятной работы с документом следует добавить эстетики, придумать какой-то интересный дизайн

Доступность

Организовав беспрепятственный доступ сотрудников к чек-листам, можно быстро вводить их в процесс выполнения работ, не тратя время на долгие объяснения. Распечатайте списки в таблицах-это обеспечит наглядность и удобство(при ежедневном использовании).

Выгоды от применения чек-листов

Удобная подача информации. Во время записи требуемых работ, сотрудники более четко представляют решаемую задачу и методы ее решения.

Быстрое ознакомление работников с предъявляемыми к ним требованиями. Каков порядок действий, сразу видно из списка. Для подготовки к работе достаточно небольшого объяснения и вручения чек-листа.

Повышение результатов, снижение количества огрехов - это результат применения чек-листов. Они помогают сократить ошибки, связанные с невнимательностью и незнанием порядка выполнения работ.